Privacy & je rechten
Je dossier
Voor een goede behandeling is het noodzakelijk dat ik als behandelaar een (digitaal) dossier aanleg. Dit betekent dat ik vanaf het moment van aanmelding je gegevens hierin noteer. Het gaat hierbij bijvoorbeeld om gegevens over je gezondheid, je voorgeschiedenis en om verslagen van onze gesprekken. Ook moet ik je naam, geboortedatum, adres en telefoonnummer vastleggen. Verder ben ik als zorgverlener verplicht om je identiteit vast te stellen en je burger servicenummer (BSN) te noteren. Ik bewaar in je dossier ook de voor de behandeling noodzakelijke gegevens die ik (met je toestemming) via andere zorgverleners heb verkregen, zoals de verwijsbrief van de huisarts of informatie van een andere behandelaar.
Beveiliging van je dossier
Ik heb alle wettelijk verplichte maatregelen getroffen om ervoor te zorgen dat je gegevens veilig worden opgeborgen en dat ze niet verloren raken of in onbevoegde handen vallen. Mochten er toch gegevens lekken of zoekraken, dan ben ik verplicht dit te melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens en passende maatregelen te nemen.
Toegang tot je dossier
Bij kortdurende afwezigheid (vakantie) heeft de collega die voor mij waarneemt, geen toegang tot je dossier. Mocht ik langer afwezig zijn (ziekte of andere redenen), dan krijgt de collega die mij vervangt, wel toegang tot je gegevens. Deze collega is net als ik gehouden aan het beroepsgeheim.
Informatie aan de huisarts/verwijzer
Ik kan alleen met jouw toestemming informatie verstrekken aan de huisarts/verwijzer, bijvoorbeeld voor doorverwijzing of een rapportage. Dit betekent dat ik je de brief laat lezen voordat ik deze opstuur naar de huisarts/verwijzer. Van je toestemming of bezwaar maak ik een notitie in het dossier. Als je een toestemmingsverklaring hebt ondertekend, sla ik deze op in je dossier.
Informatie aan zorgverzekeraars en NZa
Ik ben wettelijk verplicht om een aantal van je persoons- en behandelgegevens vast te leggen. Een deel van deze gegevens komt ook op de rekening voor de zorgverzekeraar te staan. Op mijn declaraties hoef ik de behandeldiagnose niet te vermelden omdat ik werk binnen de generalistische basis-ggz.
- Bij een controle door een zorgverzekeraar moet ik in bepaalde gevallen medewerking verlenen aan een verzoek om informatie of inzage in het dossier. Dit geldt alleen als aan een aantal strikte voorwaarden is voldaan, die wettelijk zijn vastgelegd. In principe is hier je toestemming niet voor nodig.
- Om het verloop van de behandeling te kunnen volgen, zijn GGZ-aanbieders wettelijk verplicht om hun cliënten vragenlijsten in te laten vullen. Dit heet 'routine outcome measurement' (ROM). Ik zal je aan het begin, tussentijds en aan het eind van de behandeling vragen om digitaal zo'n vragenlijst in te vullen. Deze informatie komt in je dossier.
- De NZa ontvangt, via de zorgverzekeraar, informatie over het gekozen zorgvraagtype en de DSM-diagnosehoofdgroep, maar die is niet te herleiden tot jou als persoon. Ook hiervoor geldt: je kunt bezwaar maken. Daarnaast ontvangt de NZA ook andere informatie, zoals de antwoorden op een vragenlijst die ik invul.
Gegevens voor visitatie, intervisie, supervisie, consultatie
Eens in de vijf jaar vindt er in mijn praktijk een interne kwaliteitscontrole plaats, visitatie genoemd. Dit gebeurt door collega's die net als ik een beroepsgeheim hebben. Ik geef deze collega's alleen inzage in je dossier als je daar toestemming voor hebt gegeven. Zonder je toestemming mogen de visiteurs het dossier alleen inzien nadat ik alle gegevens heb verwijderd die tot jou herleidbaar zijn. In het kader van intervisie, supervisie of consultatie maak ik alleen gebruik van gegevens waaruit je identiteit niet te herleiden is.
Gegevensverstrekking aan derden
Mochten andere personen of instanties informatie vragen over je behandeling, dan ben ik niet verplicht die te geven. Ik heb er in ieder geval je toestemming voor nodig: ik laat je lezen wat ik heb geschreven en noteer in je dossier of je al of niet toestemming geeft voor verzending. Het gaat dan bijvoorbeeld om een verzoek van een bedrijfsarts, een arbeidsongeschiktheidsverzekeraar of een letselschadeverzekeraar. Als je mij toestemming hebt gegeven, mag ik alleen feitelijke behandelinformatie geven, zoals de diagnose en de duur van de behandeling. Ik mag geen verwachtingen of vermoedens uitspreken. Ook als je toestemming hebt gegeven, moet ik een eigen afweging maken over het verstrekken van informatie. Zo kan ik besluiten geen informatie te verstrekken als dit naar mijn oordeel de behandeling kan tegenwerken of voor jou schadelijk kan zijn.
Bewaartermijn van je dossier
Als de behandeling is afgerond, wordt je dossier maximaal 20 jaar bewaard. Als je het dossier wilt laten vernietigen (zie hieronder), kan de bewaartermijn korter zijn. Als ik dat nodig vind, kan ik met je afspreken dat je gegevens langer dan 20 jaar worden bewaard.
Je rechten
Als cliënt heb je een aantal wettelijk vastgelegde rechten ten aanzien van de gegevens die worden vastgelegd in je dossier. Namens jou kan ook je wettelijke vertegenwoordiger zoals een ouder, voogd of mentor of een door jou schriftelijk gemachtigde hierop een beroep doen. Het gaat om de volgende rechten:
Recht op inzage en afschrift: Je hebt recht om je dossier in te zien en je kun om een kopie vragen; ik reageer binnen vier weken op je verzoek. Als gegevens van anderen, zoals je partner of kind, in hetzelfde dossier zijn genoteerd, dan heeft dit gevolgen voor je inzagerecht. Ik kan je daar nader over informeren.
Recht op correctie of aanvulling: Als je vindt dat bepaalde gegevens in je dossier niet kloppen, kun je mij vragen deze te wijzigen, corrigeren of aan te vullen. Ook hier geldt dat ik binnen vier weken op je verzoek reageer.
Recht op vernietiging: Je kunt schriftelijk verzoeken (een deel van) je gegevens te laten vernietigen. Ik reageer dan uiterlijk binnen drie maanden op je verzoek. In een aantal gevallen kan ik op grond van de wet weigeren aan je verzoek te voldoen; ik zal dan uitleggen waarom. De gegevens die ik wettelijk verplicht moet vastleggen voor je factuur aan de verzekering moet ik bewaren. De zorgverzekeraar kan namelijk na afsluiting van je behandeling nog controle uitvoeren.
Relatiegesprekken
Bij relatiegesprekken wordt een gezamenlijk dossier aangelegd. Dit betekent dat één van beide partners gegevens kan opvragen uit dit gezamenlijke dossier. Hiervoor is wel vooraf schriftelijke toestemming nodig van de andere partner.
Doorbreken beroepsgeheim
In situaties van mogelijk ernstig gevaar moet ik overwegen om mijn beroepsgeheim te doorbreken. Ik gebruik dan de richtlijnen van de beroepsgroep, waaronder de Meldcode huiselijk geweld en kindermishandeling (bij conflict van plichten, vermoeden van kindermishandeling of huiselijk geweld).
Veilige communicatie
Om buiten de afgesproken behandelsessies om veilig met elkaar te communiceren, raad ik je aan om alleen naar mij te e-mailen via het beveiligde programma Zorgmail. Dat kan eenvoudig door de bevestigingsmail voor de volgende afspraak te beantwoorden. 'Gewone' e-mail is vaak niet veilig genoeg, zeker niet met een gmail-adres. Zelf kan ik veilig mailen via Zivver. Bellen en een bericht op mijn antwoordapparaat inspreken kan natuurlijk ook altijd.
Als je klachten hebt
Ik vind het heel belangrijk dat je als cliënt tevreden bent over de zorg en aandacht die je van mij krijgt. Als je dat niet bent, kun je dit het beste zo snel mogelijk met mij bespreken. Misschien zijn er misverstanden die in een gesprek uit de weg geruimd kunnen worden. Mogelijk sluit mijn manier van werken niet genoeg aan bij wat jij nodig hebt, en kunnen we een andere aanpak vinden. Als je het moeilijk vindt om dat rechtstreeks te zeggen, kun je het ook schriftelijk doen.
Als je over mijn beroepsmatig handelen ontevreden blijft, kun je contact opnemen met mijn beroepsvereniging, de LVVP (Landelijke Vereniging van Vrijgevestigde Psychologen en Psychotherapeuten.)
